企画の主催をしようと思う方へ
参加人数にかかわらず、（初めての場合は特に）作業は大変です。
企画アカウントの作成、参加者のリストの作成、送られてくる物品とリストの突合せ・内容確認・受領連絡、つどつどの進捗状況ツイート…などなど。
作業は多岐にわたります。
あらかじめ「企画者に送付する前に、物品が禁制品でないことを郵便局やＦｅｄＥｘで確認してもらう」「英語の品名を確認してもらう」「できれば重さも計っておいてもらう」等を参加者に行ってもらうと、作業が格段に楽になります。
先述したとおり、禁制品はリストを見てもわからなかったりすることが多く、問い合わせ初めてわかることがあります。企画者はただでさえ作業が多いので、送られてきた物品を一つ一つカスタマーセンターなどで確認する・英名の確認をする、というのは大きな負担になります。
確認もそうですが、禁制品とわかったものを参加者に返送するのにも労力（とお金）がかかります。
あらかじめＤＭなどで商品について確認しあうのもひとつのやり方ではありますが、品物を手にしたor購入予定の本人がカスタマーサービスで聞くのが一番早く確実です。
具体的な作業
【送付物を受け取る住所を決める】
ご自宅で受け取るのはちょっと危険だと思いますので、郵便局の「局留め」を利用するといいと思います。
事前相談の後、「本名」「郵便局の住所」で、郵便局で受け取ることができます。
ただし、「本名」「完全な住所」まで書かないと局留めにしてくれない郵便局もあるので、局留めを利用したい郵便局に確認してください。
郵便局には、「匿名配送」をしてくれる「ゆうパックスマホ割」というサービスもあります。
送り先のメールアドレスのみで送れるサービスです。郵送より高いのですが、近所の郵便局で局留めの融通が利かない（自宅住所は公開できない）場合に。＊ただしクレジットカードがないと使えません。「ゆうびんID」も取得する必要があります。
「ゆうパックスマホ割」
https://www.post.japanpost.jp/service/you_pack/sumahowari/
多少ややこしいので、事前に練習をお勧めします。（体験した方の記事： http://naaa3.com/2018/10/09/yupack/）
【条件・フォーマットを作成する】
以下のようなフォーマットを作成し、参加する方に配布することをお勧めします。
発送してもらう際に、必要事項を記入したものを同封して送ってもらうといいでしょう。
発送時、DMでも同様のもの（テキスト）を送ってもらうと、インヴォイスへの転記が確実な上、労力を減らすことができます。
EMS/FedExカスタマーサービス（手紙は確認しなくても大丈夫です）
＜各電話番号：ｘｘｘｘ-ｘｘ-ｘｘｘ、営業時間：平日ｘｘ-ｘｘ、休日：ｘｘ-ｘｘ＞
①ハンドルネーム＆送付者名：
②送付物（例：手紙１通＆折り紙セット）：
③手紙以外の物品：
3-1. 日本語「 」
3-2. 英語名「 」
＊「インヴォイスには英語でどう記載したらいいですか？」と聞いてください。
3-3. 原産国：
3-4. 個数：
3-5. 重量：
④手紙の重量：
＊重量は、計ることができれば、で結構です。
＊記入のない送付品に関しては、着払いで返送いたします。
画像もありますので、改変してそのまま使用していただいてかまいません。
【Twitter】
①鍵をかけたアカウントを作る。（ご自分の本名や所在地を知らせなければならないため、参加者の管理をしやすくするためなどです。）
②具体的な「送付」「作業」スケジュール、「締め切り」「送付先」「条件（禁制品などを含む）」などをツイートする。
③DMにて「発送連絡」をしてもらい、受け取り後は「受領連絡」をする。
④荷物の集まり具合などをツイートする。
＊状況報告はつどつど流すといいでしょう。保管の仕方なども流すと参加者さんが安心すると思います。
⑤発送したらその旨ツイート。
⑥トラッキング状況をツイート。
⑦荷受人に到着したらその旨ツイート。
⑧かかった費用の清算連絡。
＊その後、荷受人からの反応などがあると思うので、その報告のため、しばらくはアカウントを空けておく必要があります。
【かかった費用を清算する】
箱代・発送料・関税等、荷受人に届くまでにかかった費用を計算し、実際に手紙や物品を発送した参加者の頭数で割勘します。
銀行振り込みだと手数料がかかる場合が多いので、手軽なのはAmazon e-ギフトカードだと思います。送付金額を自由に設定できます。
メッセージ欄があるので、そこにハンドルネームと氏名を記載してもらいましょう。
受け取るとアマゾンのポイントとして反映され、ショッピングに使えます。
＊＊支払い締切日は設定しましょう（「●月○日までにお支払いください。間に合わない方はご相談ください。」など。）＊＊
…締め切りがないものを無意識に後回しにしてしまう人種が存在します(自戒)。
一人でやるべきか、複数人でやるべきか
企画は複数人で協力して実行することをお勧めします。
予期せぬ事態や、体調不良、事故などさまざまなハプニングが起こる可能性があります。
参加者が少ない、人をまとめるのになれている、といった場合でもたまに相談したくなることが出てくるかもしれませんので、相談相手を探しておくとよいでしょう。
主催者は「責任」を負っています。その責任とは、「一人でやる」ことではなく「荷物を確実に集めて発送する・参加者にきちんと経緯を連絡する」ことです。複数人で実行することで任務遂行の効率と確実性があがるならば、複数人でやるべきです。
悪意があろうとなかろうと、人間相手はハプニングの連続です。
インドもハプニング大国です。
荷物が税関で止まってしまったときなんかはとても心細いです… （私は個人の荷物を送っただけなのに数日間眠れませんでした…；；）
一人で抱え込まないこと
荷物を預かりきちんとインヴォイスを作成して発送した後は、運を天に任せるしかありません。
「わたしが責任者だから…」と思う気持ちが、「荷物が荷受人に届くまで」の間あなたを非常に不安にさせるでしょう。
しかし、悩んでも無駄 です。
荷物をEMSに託した後、トラッキングをすることと何かあれば郵便局に問い合わせを入れる、荷受人・参加者に状況を知らせる以外は何もできないのです。
たとえ荷物が紛失しても、それはあなたのせいではありません。（それを自分のせいだと思うのは、自己中心的です。世界はあなたの気持ちで回っているわけではありません。あなたがどう思おうと、なるものはなり、ならないものはならないのです。）
心配する気持ちは本当によく分かります。でも、たとえ荷物が紛失したとしても、どうか、それを自分のせいだと思わないでください。
＊荷物が紛失する可能性については、参加者募集の段階で断りを入れたほうがいいのではないかと思います。